fAses van een saMENWERKING

In het samenwerkingsproces is een aantal fases te onderscheiden. Deze fases vormen gezamenlijk een continue cyclus en zijn hier schematisch weergegeven. Als u op één van de fases klikt, ziet u een korte beschrijving en enkele tips om de desbetreffende fase goed te doorlopen.

Cyclusdiagram

Fase 1: Strategische besluitvorming
In deze fase denkt men na over de eigen motieven om te gaan samenwerken, over doel of eindresultaat van de samenwerking en over de samenwerkingsvorm die het meest geschikt is om dit te bereiken (zie voor dit laatste het stroomschema).

Motieven
De motieven om te gaan samenwerken kunnen zijn:
  • Kans: Samenwerking ontstaat op vrijwillige basis vanwege een kans die zich voordoet
  • Noodzaak: Samenwerking ontstaat uit noodzaak, bijvoorbeeld wegens het ontbreken van de nodige kennis of middelen om iets zelfstandig uit te kunnen voeren
  • Dwang: Een instelling wordt gedwongen om samen te werken, bijvoorbeeld als dit als subsidievoorwaarde wordt gesteld.

Doelen
De doelen voor samenwerking kunnen zijn:
  • Operationele doelen: ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de instelling, bijvoorbeeld door de administratie uit te besteden
  • Tactische doelen: Ondersteuning van het beleid van de organisatie, bijvoorbeeld door de kosten te delen en dus laag te houden
  • Strategische doelen: Samenwerking gericht op langdurig concurrentievoordeel, bijvoorbeeld door nieuwe producten te ontwikkelen

Tips
  • Bepaal wat je eigen belang is om te gaan samenwerken en hoe open je hierover wilt zijn naar je samenwerkingspartner
  • Wanneer doelen van samenwerking eenvoudig zijn, dient de samenwerking dit ook te zijn
  • Bepaal in hoeverre je zeggenschap wil over het eindresultaat en het proces er naar toe

Fase 2: Partnerkeuze
In deze fase komt u tot een keuze voor één of meerdere samenwerkingspartners. Verschillende aspecten spelen een rol bij het komen tot een keuze:
  • Benodigde kennis en/of middelen
  • De grootte van de samenwerkingspartner(s)
  • De bedrijfscultuur van elke samenwerkingspartner
  • Eerdere ervaringen in samenwerking

Tips
  • Breng in kaart welke instellingen mogelijk de benodigde kennis en/of middelen in huis hebben om uw doel van de samenwerking te realiseren en voer vervolgens oriënterende gesprekken.
  • Wees open over de uitkomsten van de eerste fase en zoek bij het te bereiken doel een partner die zich daarin kan vinden.
  • Het is niet erg om naast een gezamenlijk doel ook eigen doelen na te streven, zolang er maar een balans bestaat tussen eigen en gezamenlijke doelen.
  • Bij samenwerking is het van belang dat de verschillende partijen van elkaar willen leren, elkaar begrijpen, respecteren, vertrouwen en elkaars belangen kennen.

Fase 3: Samenwerkingsplan
In deze fase wordt de eerste fase, strategische besluitvorming, nog een keer doorlopen, alleen nu samen met de partner(s). Vervolgens kunnen concrete werkafspraken gemaakt worden: wat moet wanneer gedaan worden en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Tips
  • Bij complexere samenwerkingsvorm is het belangrijker om de uitkomsten van deze fase schriftelijk vast te leggen
  • Bepaal wie de samenwerking gaat trekken. Dit kan (afwisselend) één van de partners zijn of iemand van ‘buiten’.

Fase 4: Uitvoering
De titel van deze vierde fase zegt genoeg: het uitvoeren van de samenwerking. Het plan dat in stap drie is opgesteld wordt in deze fase ten uitvoer gebracht.

Tips
  • Zorg dat het samenwerkingsplan niet alleen helder is bij de bedenkers ervan, maar juist ook bij de uitvoerenden.
  • Voer regelmatig een ‘stand-van-zaken-overleg’ met de samenwerking(s)partners en met de uitvoerders.
  • Stel desgewenst het samenwerkingsplan tussentijds bij.

Fase 5: Evaluatie
Een evaluatie richt zich op twee aspecten. Ten eerste op het product of eindresultaat. Het gaat dan om de mate waarin het gestelde doel gerealiseerd is. Daarnaast richt een evaluatie zich op het proces, te weten de wijze waarop de activiteiten gerealiseerd zijn.

Er staan twee vragen centraal:
  • Zijn u en uw samenwerkingspartner tevreden met het resultaat en zijn de gestelde doelen bereikt?
  • Zijn u en uw samenwerkingspartner tevreden over de manier waarop dit bereikt is: het samenwerkingsproces?
Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen kunnen ambitie en werkwijze aangepast worden. In deze fase is het van belang om vast te stellen of de samenwerking noodzakelijk is geweest en of die voortgezet moet worden. al dan niet in gewijzigde vorm en al dan niet met dezelfde partner. Hiermee zit u weer in de eerste fase van de samenwerkingscyclus.

Tips
  • Bepaal van te voren welke elementen u wilt evalueren en hoe vaak u wilt evalueren
  • Evalueer niet alleen op directieniveau, maar juist ook op het uitvoeringsniveau
  • Evalueer en bespreek eerst zelf de uitkomsten en daarna samen met uw samenwerkingpartner(s).
  • Juist in deze fase is een open en eerlijke houding cruciaal: niemand heeft er iets aan als een samenwerking uit beleefdheid wordt voortgezet

 

Commentaar of aanvullingen op deze pagina?